Rozpocznijmy od miejsca, w którym się wszyscy spotykamy – cyfrowym sferze komunikacji. E-mail jest kluczowym narzędziem komunikacji, szczególnie w sferze nauki. Właśnie dlatego, jak napiszemy wiadomość do naszego wykładowcy może wpłynąć na wynik naszej interakcji, czy to chodzi o prośbę o rozszerzenie terminu złożenia pracy, czy prośbę o dodatkowe informacje. Jak więc napisać profesjonalną, jasną i szanującą czas odbiorcy wiadomość e-mail? Zanurzmy się w temat.
Prawidłowa struktura maila do wykładowcy
Wyobraź sobie, że twoja wiadomość e-mail to mini esej. Powinien mieć wstęp, środek i zakończenie. Właśnie dlatego zrozumienie struktury wiadomości e-mail jest kluczowe, żeby móc skutecznie komunikować się za jej pośrednictwem.
Adresat i tytuł
Twój e-mail powinien zaczynać się od przemyślanego nagłówka i adresu e-mail odbiorcy. Unikaj używania nieformalnych adresów e-mail odbiorcy, chyba że wykładowca pozwolił na to w wcześniejszej korespondencji. Tytuł e-maila powinien być krótki i precyzyjny, tak aby na pierwszy rzut oka odbiorca wiedział, co jest jego celem.
Wstęp
Każdy e-mail powinien zaczynać się od formalnego powitania. W zależności od roli odbiorcy i Twojego związku z nim, może to być „Dzień dobry”, „Drogi Profesorze” czy „Szanowna Doktorko”.
Ciało e-maila
To jest miejsce, gdzie powinieneś jasno i zwięźle przekazać swój przekaz. Pamiętaj, by koncentrować się na jednym głównym punkcie e-maila, ale nie bój się umieścić kilku dodatkowych informacji, jeżeli są one istotne. Pamiętaj o używaniu akapitów do pogrupowania myśli, to ułatwi zrozumienie Twojego przekazu.
Zakończenie i podpis
Skończ swój email na dole dając wyraz szacunku, na przykład „Z szacunkiem”, a potem dodaj swoje pełne imię i nazwisko, rok studiów i kierunek.
Stosowanie odpowiedniego języka i tonu w korespondencji
Pisanie e-maila do wykładowcy wymaga specyficznego języka i tonu. Pamiętaj o tych podstawowych zasadach, aby rozmawiać z osobami z akademii efektywnie i z godnością.
Używaj formalnego języka
Może Ci się wydawać, że formalny język jest oldschoolowy, ale w akademickim świecie jest jeszcze bardzo ceniony. Pamiętaj, to jest odpowiednik formalnej konwersacji, którą prowadziłbyś z wykładowcą w biurze, a nie luźna pogawędka na korytarzu.
Utrzymuj profesjonalny ton
Profesjonalny ton oznacza, że nie używasz slangów, żargonu, emotikon, skrótów czy mało formalnych zwrotów typu „cześć”. Pamiętaj o pełnych zdaniach, odpowiednim interpunkcji i wyrazach grzeczności.
Bądź grzeczny i szanuj czas odbiorcy
Zawsze pamiętaj, aby wyrazić swoją wdzięczność za poświęcony Ci czas. Wyrażaj się jasno i zwięźle – tak, aby Twoja wiadomość była łatwo zrozumiała i skłoniła odbiorcę do szybkiego działania.
Przydatne wskazówki dotyczące mailingu z akademikami
Różne strategie mogą pomóc Ci poprawić swoje doświadczenie z e-mailem. Wskażemy kilka konkretnych wskazówek, które sprawią, że Twoja komunikacja zaowocuje sukcesem.
Zrozum kontekst
Przed wysłaniem e-maila zrozum, kiedy jest odpowiedni moment, aby wysłać taki e-mail i jakie są oczekiwania dotyczące Twojej wiadomości. Czy jest to e-mail, który musisz natychmiast wysłać, czy może można go przemyśleć? Czy Twoje pytanie jest na tyle proste, że można na nie odpowiedzieć w ciągu kilku minut, czy jest to bardziej skomplikowany problem, który wymaga rozmowy twarzą w twarz?
Zakładać dobre intencje
W świecie e-maili łatwo jest zapomnieć, że za drugą stroną ekranu siedzi inna osoba. Niezależnie od tego, jak frustrująca może być sytuacja, zawsze zakładaj dobre intencje. Wykładowcy są też ludźmi i mogą popełnić błąd.
Sprawdź, zanim wyślesz
Zawsze rób ostatnie sprawdzenie przed wysłaniem e-maila. Sprawdź, czy nie ma błędów gramatycznych, czy wszystko jest sformułowane poprawnie, czy temat jest jasny, a adres odbiorcy prawidłowy. Klikanie „wyślij” zbyt szybko może prowadzić do niepotrzebnych błędów i pomyłek.
Znajomość tych zasad i wskazówek niewątpliwie usprawni Twoją komunikację mailową z wykładowcami. To ułatwi Twoje doświadczenie akademickie i budujesz solidne podstawy do przyszłych profesjonalnych interakcji.
